Viele CIOs und Software Asset Manager fragen sich, ob durch den Brexit ein neues Oracle Audit Risiko entsteht. Lizenzmanager sollten einen genauen Blick auf die Kundendefinition werfen.
Das Vereinigte Königreich verlässt die Europäische Union – Bürger wie Unternehmen müssen sich auf die neue Realität einstellen. In Controllingabteilungen wird daran bereits seit Jahren gearbeitet und entsprechende Maßnahmen werden getroffen. Im Software Asset Management ist das nicht immer der Fall. Vielfach werden die aus dem Brexit entstehenden Risiken für die Oracle Lizenzierung nicht wahrgenommen oder nicht mit der nötigen Aufmerksamkeit verfolgt.
Wo entstehen Risiken?
International aufgestellte Kunden haben in der Regel Oracle-Verträge abgeschlossen, die es ihnen ermöglichen, die Lizenzen auch außerhalb des Hauptsitzes, zum Beispiel Deutschland, einzusetzen. Die Erfahrung zeigt, dass sich in den einzelnen Verträgen Formulierungen finden lassen, die eine solche Nutzung zulassen. Gerade wenn über Jahre hinweg zu unterschiedlichen Zeitpunkten eingekauft wurde, sind diese Formulierungen in einem Unternehmen je Vertrag anders geregelt. Software Lizenzmanager werden grundsätzlich nun mit zwei Szenarien
konfrontiert:
1. Die Nutzung in UK ist auch nach dem Brexit gegeben.
2. Das Vereinigte Königreich ist zukünftig nicht mehr abgedeckt.
Der Schlüssel zur Beantwortung dieser Frage findet sich in der Kundendefiniton. „Entweder handelt es sich um Lizenzen mit weltweiter Nutzung oder oft sind auch alle einzelnen Länder aufgeführt, in denen die Oracle Lizenzen eingesetzt werden können“, berichtet Christian Grave, Geschäftsführer der ProLicense GmbH und Spezialist für die Oracle Lizenzierung. Ist das Vereinigte Königreich mit aufgeführt, entsteht kein Handlungsbedarf auf Seiten des Kunden. „Dies muss aber nicht so sein und schnell schleichen sich über die Jahre verschiedene Kundendefinitionen in die Verträge ein, die dem Lizenzmanagement nicht bewusst sind“, führt Rechtsanwalt Sören Reimers, Experte für Oracle Audits (auch Oracle License Review oder Oracle Lizenzaudit genannt) fort.
Beispielsweise hat ein Kunde vor Jahren eine signifikante Anzahl an Datenbank Lizenzen eingekauft und dabei aufmerksam die entsprechende Kundendefinition bedacht und mit dem Hersteller ausgehandelt. Drei Jahre später werden Optionen wie Tuning/Diagnostic über den Oracle Online-Store oder über Reseller mit der Standard-Definition nachgekauft, die vielleicht zu diesem Zeitpunkt völlig unproblematisch war. „Kunden haben dann nur den großen Vertrag im Kopf und übersehen die offene Flanke nach dem Brexit“, erläutert Grave. „In einem späteren Oracle Audit fühlen sich Kunden grundsätzlich sicher und werden dann mit schmerzlichen Nachforderungen seitens des Herstellers konfrontiert“, ergänzt Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance, einer von ProLicense initiierten Kundengemeinschaft gegen rein vertriebsorientierte Software Audits. „Viele Unternehmen – vor allem Bereich Financial Services – haben Unternehmenseinheiten nach Irland verlegt. Software Lizenzen müssen dann gegebenenfalls mit umziehen“, fügt Oberg noch hinzu.
Vorsicht bei der Problemlösung!
Stellen Oracle-Kunden fest, dass Handlungsbedarf besteht, ist bei der Lösung des Brexit-Problems besondere Vorsicht geboten. Software Hersteller nutzen derartige Gespräche zur Neuordnung von Verträgen mit ihren Kunden gern, um Verträge auf neue Vertragsbedingungen umzustellen. „Auf diese Weise löst der Kunde zwar das Brexit-Problem, holt sich aber vielleicht eine deutlich nachteiligere Audit-Klausel ins Haus“, erklärt Oberg.
BREXIT-Healthcheck im Schnellverfahren
„Es ist unerlässlich mit geschultem Auge jeden einzelnen Software-Vertrag genau unter die Lupe zu nehmen, um sich Risiken aufzudecken und schnell Gegenmaßnahmen einzuleiten“, meint Sören Reimers. Die Spezialisten von ProLicense bieten einen Brexit-Healthcheck im Schnellverfahren an, um spätere Audit-Risiken abzuwenden. Muss mit dem Hersteller neu verhandelt werden, entstehen auch Chancen auf Kundenseite. „Jede Verhandlung mit dem Hersteller bietet auch immer die Chance, etwas mehr für den Kunden herauszuholen“, sagt Oracle-Experte Christian Grave. Für Oracle-Kunden ist es wichtig, nicht nur mit einer simplen Anfrage in Verhandlungen einzusteigen, sondern mit einem bunten Strauß an Forderungen die Diskussion mit dem Hersteller zu beginnen, um letztlich für ihn wichtige Punkte durchzubringen. „Bei unserem BREXIT-Check sichten wir alle relevanten Vertragsbestandteile und erstellen unseren Mandanten eine Strategie, um spätere Audit-Risiken auszuschließen. Diesen Check bieten wir herstellerübergreifend an. Er ist nicht auf Oracle beschränkt“, so Grave abschließend.
„Darüber hinaus sollten Kunden ihr Einkaufsverhalten überdenken und sich fragen, an welchem Standort die Beschaffung mit Blick auf eine spätere Veräußerung überschüssiger Lizenzen am sinnvollsten ist“, ergänzt Sören Reimers, Experte für den Handel mit gebrauchter Software. Nach geltendem EU-Recht ist eine der Bedingungen für den rechtssicheren Weiterverkauf von Software Lizenzen, dass diese in der Europäischen Union in den Verkehr gebracht wurden. „Eine zum Beispiel in Deutschland beschaffte Lizenz mit weltweiter Nutzung wird für die Unternehmen in Zukunft viel wertvoller sein, als eine in UK beschaffte Lizenz. Darüber sollten sich die Einkaufsabteilungen bewusst sein“, verdeutlicht Reimers.
Interessierte Oracle-Kunden können über die Website von ProLicense Kontakt zu den Oracle Spezialisten aufnehmen:
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Die ProLicense GmbH berät Oracle-Kunden seit Jahren zum einen bei Compliancefragen und zeigt Unternehmen zum anderen Wege auf, wie Softwarekosten signifikant gesenkt werden können. Gerade bei den genannten Audits besitzt ProLicense eine besondere Expertise. Die beiden Gründer von ProLicense (Rechtsanwalt Sören Reimers und Diplom-Kaufmann Christian Grave) haben jeweils mehr als acht Jahre in verschiedenen Positionen bei Oracle gearbeitet und kennen sich in allen Lizenz-Fragen zu Oracle-Software tiefgehend aus. Insgesamt besitzen die Berater von ProLicense kumuliert mehr als 80 Jahre Erfahrung in der Tätigkeit beim Hersteller Oracle. ProLicense ist ein vollständig unabhängiges Beratungsunternehmen, erhält keine Vergütungen von Oracle und bezieht keine Kickbacks von anderen Softwarevertrieben. Die Vergütung der ProLicense GmbH erfolgt in der Regel erfolgsbasiert direkt vom Kunden.
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